Comunicazioni efficaci in pubblico

Una persona, anche piuttosto abile nei dialoghi, spesso si trova in difficoltà quando gli interlocutori crescono di numero. Parlare in pubblico mette in difficoltà molte persone o comunque le rende molto meno efficaci rispetto al loro modo di comunicare abituale. Esiste un rimedio? Si, applicando alcune tecniche è possibile migliorare largamente la disinibizione oratoria, perché solo in poche persone è innata.

E’ opportuno prendere in esame tre aspetti:

Le sostanziali differenze riguardano i seguenti aspetti:

• nel primo caso, la difficoltà di avere un contatto visivo con il pubblico, l’uso di microfoni, la tensione procurata dalla quantità di pubblico;
• nel secondo caso, la necessità di utilizzare al meglio i segni di ritorno della platea che la ridotta distanza consente, non sempre sfruttati al meglio, di solito per distrazione del relatore, troppo concentrato sulla sua performance;
• nel caso delle interviste, le domande non sempre possono essere concordate e quindi la comunicazione è spesso improvvisata, cosa che esclude l’uso di scalette e di vari supporti mnemonici. Inoltre, il pubblico è fisicamente assente: la vasta audience è remota quanto sconosciuta. La sola presenza dell’intervistatore porta a confondere le regole di un normale dialogo con quelle della comunicazione in pubblico.

In tutti e tre i casi, invece, permane lo stress, soprattutto per chi non ha pratica di nessuna di queste situazioni: scatta la sindrome degli esami, con risultati a volte drammatici.

Ecco l’elenco delle cose che è opportuno tenere sotto osservazione in un atto comunicativo, suddividendo gli atteggiamenti a seconda che si parli in piedi o seduti, dietro un tavolo o al leggio, che si ascolti e si tenga un discorso, perché, come dice Alfred Adler, ‘La bocca può dire bugie e la mente può non capire, ma il corpo dice sempre la verità’. E le persone, sotto stress, hanno un ridotto controllo del loro corpo.

L’osservazione dei comportamenti nella fase di emissione

La postura
Se l'oratore è in piedi e non parla protetto da un leggio, le domande di controllo sono:

Questi sono segni di autocontrollo, di serenità interna.

Oppure:

Questi sono segni di scarso controllo interno e di tensione emotiva.

Nel caso che l’oratore sia una donna (di norma ben più abile degli uomini nel controllo del corpo) è bene che questa eviti di poggiare il tacco e tenere la punta del piede in alto: non è un vero errore di postura, ma è talmente usato che diventa una specie di ‘luogo comune del comportamento’. Fateci caso: una donna che parla in pubblico, dopo alcuni minuti, quasi inevitabilmente, poggia un tacco a terra e muove la punta del piede a destra e sinistra.

Se l'oratore è seduto, è bene osservare se parla sprofondato sulla sedia, con la schiena tutta appoggiata all'indietro. Questo mostra grande rilassatezza, ma anche scarso rispetto per gli interlocutori.

La gestualità
Alcuni movimenti possono essere comuni all'area delle posture. I più significativi sono gli aspetti che riguardano il movimento delle mani, delle braccia e lo stile dei gesti.

Ecco le domande guida, se l'oratore è in piedi:

• Le mani sottolineano il parlato in modo sciolto e congruente o mostrano impaccio?
• Passano frequentemente da una posizione all'altra?
• Vengono messe e tolte dalle tasche?
• Toccano il volto?
• L'oratore giocherella con la penna, con un anello, si tocca frequentemente il polsino, il naso, le sopracciglia, si aggiusta la cravatta? Se è una donna, si inanella i capelli?
• Se parla ad un leggio, lo afferra con forza con entrambe le mani?

Questi movimenti, in particolare la poca scioltezza nell'uso delle mani, le braccia incrociate, le mani unite davanti e dietro il corpo, svelano scarsa tranquillità interna.
Un uso corretto delle braccia suggerisce di tenere gli avambracci ad una media altezza.
Inoltre non è opportuno, per gli uomini, parlare con le mani in tasca: al massimo se ne può tenere in tasca una, sempre che l’ambiente consenta questo stile rilassato e informale.

L’uso delle mani
Le mani, in un discorso in pubblico, non devono oltrepassare l'altezza delle spalle, devono essere rivolte verso il proprio corpo, evitando di puntare le dite tese verso gli altri. Il palmo delle mani all'insù indica un messaggio esortativo, all'ingiù mitigante, all’infuori di rifiuto, in dentro alla ricerca di conforto, di lato indica volontà di negoziazione.

Il comportamento che rivela la menzogna

Se le mani, in qualche passo del discorso, sono poste davanti alla bocca, questo, oltre a indicare insicurezza, potrebbe essere segno di menzogna, soprattutto se accompagnato da:

Sotto tutti ‘pretesti’ per alleviare la tensione procurata dal disagio di comunicare una non verità.

La mimica
Gli occhi sono la parte del viso che parla, anche in silenzio. Lo sguardo deve essere vivace, mirato negli occhi degli altri, mai sfuggente o tenuto basso. Il volto deve mostrare una certa mobilità, senza mostrare in modo eccessivo le emozioni, e l'angolazione della bocca deve comunicare serenità.

Lo spazio e la distanza

La disciplina che studia lo spazio e le distanze all'interno di una comunicazione, sia verbale sia non verbale, come prima indicato è detta prossemica. Prende in esame quattro "zone" interpersonali:

Naturalmente queste distanze variano da cultura a cultura: ogni popolo ha le proprie ed usa una gestualità più o meno marcata. Variano anche tra i sessi: i maschi preferiscono avere una persona di lato, le donne, invece, di fronte.

Le donne, in genere, specie quando si conoscono, stanno vicine le une alle altre in modo decisamente più marcato rispetto ai maschi, che non tengono rapporti di prossimità neanche quando sono amici.

Nella comunicazione in pubblico è bene ricordare la scala di quanto l’uomo recepisce tramite i suoi cinque sensi:

• Con il gusto: 1%
• Con il tatto: 1,5%
• Con l’olfatto: 3,5%
• Con l’udito: 11%
• Con la vista: 83%

E’ evidente che, dato il valore della vista, un corretto uso di tutto quello che può essere percepito dagli occhi (gestualità, posture, espressioni del volto, abbigliamento, sussidi visivi) è della massima importanza.

L'antropologo Albert Mehrabian ha stabilito che solamente il 7% di tutte le informazioni che ci arrivano da un discorso passa attraverso le parole; il restante 93% di comunicazione non verbale si divide in:

In sostanza, solo dopo un’attenta osservazione degli altri potremo scoprire i nostri comportamenti e migliorarli. Dice Philip Armour che ‘Non esiste nessuna dote personale che consenta un successo così rapido quanto l’abilità nel parlare’.

Sono tante le cose che bisogna controllare per migliorare l’efficacia di uno speech.

Ad esempio, il ritmo, il flusso espositivo, che deve essere regolato sulla capacità di ascolto dei presenti e sulla base di quanto si sta comunicando.

L’ansia fa aumentare la velocità di esposizione, a discapito della chiarezza espositiva.

In una discussione animata si usano circa 200 parole al minuto, in una conversazione da 140 a 160 parole al minuto. Nel dare informazioni di solito si usano circa 130 parole al minuto; per spiegazioni complesse o nell’insegnamento, la velocità scende a circa 100 parole al minuto.

Per calcolare la velocità espositiva esiste uno specchietto riepilogativo. Bisogna leggere il testo sotto riprodotto, prendendo il tempo con un cronometro.

“Buongiorno, sono Rossi, Mario Rossi. Sono felice che lei abbia accettato il mio invito, così abbiamo il modo di poterci conoscere personalmente. Ci vogliamo accomodare nel mio ufficio?”

L’uso delle mani
E’ bene tenere sempre in mano una cartellina, non un foglio tremante, una bella cartellina rigida. E’ anche utile per contenere la ‘scaletta’ del messaggio.
Se si parla ad un leggio, evitare di appoggiarti con entrambe le mani.
Lasciare una mano libera, per sottolineare quanto si dice con il parlato.

Mai mettere le braccia conserte. E’ un segno di chiusura, di auto-protezione, quindi segnala, anche se non intenzionalmente, ostilità e paura.
Infine, nell’esordio, evitare le scuse inutili e le premesse, segno di nervosismo.

Sono utili variazioni di tono, delle colorazioni della voce, delle pause ‘ad effetto’, come quando si deve dire una cosa molto importante.

Nella fase di atterraggio è bene dare un segnale di chiusura, tipo: ‘Ecco infine, per concludere...’ oppure ‘E, come ultimo punto...’ oppure fare un riepilogo di quello che si è detto: ‘Per concludere, vi sintetizzo i quattro punti che ho trattato… ", come nei titoli di coda dei telegiornali.

Per predisporre un argomento

1. prendere degli appunti sull’argomento che si deve trattare.
2. Una volta riordinati gli appunti, scrivere una bozza del testo, come se dovesse essere pubblicato su una rivista divulgativa, cercando di dire cose concrete, utili a quanti è diretto.
3. Una volta riletto e corretto per bene il testo, evidenziare solo pochissime parole-chiave, le sole che andranno nella ‘scaletta’.
4. Fare una scaletta ‘grafica’, meglio se con pennarelli colorati. Poche parole, ben evidenziate da simboli grafici. Il titolo in un rettangolo, il primo argomento in un ovale, i due argomenti conseguenti in due distinti quadrati, e via così… Usare solo una parola per ogni concetto.
5. Prepararsi il finale, con un motto, una battuta, un concetto forte.
6. Mettere un registratore a dieci metri e provare il discorso, tenendo d’occhio l’orologio.
7. Riascoltare una prima volta quello che si è detto, segnare le correzioni e riprovare una seconda volta, sempre controllando i tempi.
8. Far ascoltare la registrazione a qualcuno e chiedere cosa non ha capito, rispetto a quello che si considera importante.